TEKNIK KOMUNIKASI BERKESAN DAN PENGUCAPAN AWAM BERPENGARUH

TEKNIK KOMUNIKASI BERKESAN DAN PENGUCAPAN AWAM BERPENGARUH

 

 

Pengenalan

Pernahkah anda terlibat dalam beberapa insiden dan peristiwa seperti di bawah?

i)       Diminta memperkenalkan diri di dalam suatu majlis.

ii)        Diminta menjadi pengerusi majlis.

iii)     Dilantik wakil kumpulan untuk berucap atau membentangkan laporan bagi pihak kumpulan.

iv)     Menyampaikan sepatah dua kata ucapan aluan atau ucapan balas.

vi)     Ingin menyuarakan pujian atau ketidakpuasan hati di hadapan khalayak ramai.

vii)    Dijemput menyampaikan ucapan berkaitan pengalaman anda.

viii)   Memujuk pelanggan anda untuk membeli produk, menyokong kempen atau anda dilantik untuk berunding mengenai sesuatu isu.

ix)     Mengadakan kelas pembelajaran secara sidang video.

 

Kisah Teladan Komunikasi

Sebuah kisah benar tentang bagaimana pengucapan awam berpengaruh dapat memberikan impak yang besar dan menjadi suatu fenomena. Mengisahkan mengenai seorang tokoh kemerdekaan dunia iaitu Mahatma Gandhi. Di awal kemunculan Mahatma Gandhi, pada 8 Ogos 1942,  beliau telah berucap di khalayak ramai menyuarakan kepada masyarakat India untuk bersatu. Hasil ucapan berkenaan, kongress India meluluskan cadangan yang dinamakan “Quit India Resolution” namun, jalan menuntut kemerdekaan masih panjang. Individu yang terlibat ditangkap dan dipenjara. Namun, ucapan Mahatma Gandhi berkenaan telah berjaya menyedarkan dan menyatukan masyarakat India untuk bangkit umpama singa yang dibangkitkan daripada tidur. Pada 15 Ogos 1947, India mengistiharkan kemerdekaan mereka.  

 

 

Definisi Komunikasi

Menurut Kamus Dewan Edisi Empat, komunikasi dapat ditakrifkan sebagai perhubungan (secara langsung atau dengan perantaraan surat, radio, telefon dan lain-lain); ~ massa komunikasi atau perhubungan dengan atau yang sampai kepada orang ramai amnya; berkomunikasi berhubungan (secara langsung atau dgn perantaraan surat, radio, telefon dan lain-lain), mengadakan perhubungan (ber­cakap, berbincang, bertukar-tukar pendapat dan lain-lain).

Verdeber & Verdeber (2002) dan Hybels & Weaver (2001)  mendefinisikan komunikasi adalah proses membentuk dan berkongsi makna, perasaan dan idea dalam ucapan, interaksi kumpulan bertulis atau ucapan awam. Proses biasa melibatkan individu dan interaksi mereka dengan unsur-unsur konteks, mesej, saluran, bunyi bising (gangguan) dan maklum balas digunapakai.

           Melalui beberapa definisi ini kita dapat bahawa komunikasi ini adalah satu proses apabila seseorang individu yang mempunyai kepentingan bagi menyampaikan maklumat secara verbal atau bukan verbal yang akan mempengaruhi tingkah laku orang lain.

 

Kepentingan Komunikasi Berkesan

            Komunikasi interpersonal amat penting kerana cara kita berkomunikasi dengan orang lain akan mempengaruhi perspektif individu tersebut tentang kita dan bagaimana kita dapat berhubung baik dengan mereka secara langsung, peribadi serta spontan. Terdapat beberapa tujuan komunikasi interpersonal bagi mempengaruhi individu lain. Setiap hari kita akan membina satu hubungan bagi mendapatkan maklumat yang ingin disampaikan dan cuba disampaikan oleh setiap individu. Luahan dan pandangan seseorang individu akan mempengaruhi tingkah laku individu yang terlibat dalam komunikasi interpersonal ini.

           Bagi melancarkan komunikasi yang berlaku, kita perlu mendapatkan maklumat yang tepat daripada orang lain bagi membolehkan interaksi yang lebih berkesan berlaku. Untuk memastikan komunikasi berlaku dengan berkesan, maklumat yang disampaikan perlu diringkaskan dengan perkataan yang paling mudah difahami, tepat dan jelas bagi memudahkan perkongsian maklumat tersebut. Setap perubahan yang perlu diperbaiki hendaklah sentiasa seiring dengan apa penghantar maklumat kehendaki. Mesej yang disalurkan jika tidak dapat diterima dengan baik, akan mengundang pelbagai masalah. Kedua-dua pihak perlu bertindak segera bertindak menyelesaikan masalah komunikasi yang berlaku. Bahasa yang tidak tepat dan kurang maklumat yang disampaikan menjadikan komunikasi tersebut tidak berjalan dengan lancar.

Maksud Pengucapan awam

Menurut Abdul Mua’ti @ Zambri Ahmad dalam buku, Panduan Pengucapan Awam (1994) menjelaskan bahawa perucapan umum menggunakan anggota komunikasi verbal dan bukan verbal. Yang dimaksudkan dengan anggota komunikasi verbal ialah mulut iaitu dalam proses pembentukan suara dan perkataan. Anggota komunikasi bukan verbal pula ialah seluruh tubuh perucap seperti mata, kepala, tangan, badan, nada suara dan memek muka.

 

Elemen penting pengucapan awam berkesan

5 elemen penting pengucapan awam iaitu :

i) Penyampai

ii) Mesej

iii) Medium, bahan atau pengantara

iv) Audien

v) Impak

Tanpa kelima-lima elemen ini, pengucapan awam berkenaan tidak akan berkesan.

 

Unsur Pengucapan Awam

Konsep pengucapan awam boleh berunsurkan :

i)       motivasi

ii)      Santai

iii)     Hiburan

iv)     Penyampaian ilmu atau mendidik

v)      Penyampai mesej atau maklumat tertentu

 

Kepentingan Dan Impak daripada Pengucapan Awam Berkesan

Antara kepentingan pengucapan awam ialah :

i)       Arahan dan amanat dapat disampaikan.

ii)      Dapat mempengaruhi dan memberikan kesedaran kepada kelompok audien.

iii)     Maklumat dapat disampaikan dengan tepat.

iv)     Mendapatkan pandangan dan kerjasama daripada kelompok audien.

v)      Mendidik dan proses penyampaian ilmu dengan lebih efektif.

 

 

Latihan

Untuk menjadi seorang penyampai yang hebat, jika mempunyai ilmu yang banyak tetapi jika tanpa latihan yang cukup, ilmu berkenaan umpama taring ular yang tiada bisanya. Penyampai pengucapan awam berpengaruh juga memerlukan mentor dan sentiasa berusaha menimba ilmu yang sesuai dengan perkembangan semasa serta kreatif dalam memperbaiki penyampaian.

Antara latihan yang boleh dilakukan :

i) Lakukan latihan secara berterusan.

ii) Lakukan raptai atau latihan di lokasi mirip lokasi penyampaian sebenar.

iii) Rakam suara atau video dengan menggunakan kamera telefon bimbit kemudian lakukan penilaian kendiri (lihat dan dengar rakaman video atau perakam suara berkenaan), senaraikan kekuatan dan kelemahan  atau meminta pandangan orang terdekat atau penonton simulasi menyenaraikan penambahbaikan yang perlu dilakukan.

 

Lakukan penilaian terhadap tahap penguasaan kemahiran pengucapan awam dalam aspek :

1) Kesuaian intonasi suara.

2) Tahap kekuatan suara yang bersesuaian serta sebutan yang jelas dan betul.

3) Kesuaian gaya penyampaian termasuk penggunaan bahasa badan (body languange) dan hubungan mata (eye contact) secara optimum.

4) Interaksi dengan para audien.

5) Penggunaan ruangan pentas yang optimum.

6) Penyampaian 1 atau 2 hala.

7) Penyampai perlu peka terhadap reaksi para audien terhadap penyampaian (menarik atau sebaliknya) dan bertindakbalas terhadap reaksi berkenaan.

8) Penggunaan masa menepati tempoh yang ditetapkan.

9) Berusaha memastikan penyampaian tidak meleret dan menjemukan.

10) Penyampaian mengaplikasikan 3 elemen iaitu elemen visual, auditori dan kinestetik, elakkan hanya gunakan 1 elemen sahaja.

11) Terapkan teknik rangsangan elemen 6 deria – mata (penglihatan), telinga (pendengaran), hidung (bau-bauan), rasa dan sentuhan (jika bersesuaian) serta naluri (perasaan) audien di dalam penyampaian.

12) Perlu sentiasa kreatif bermain dengan perasaan audien seperti gembira, sedih, marah, kecewa, jemu serta teruja atau mewujudkan elemen dramatik di dalam penyampaian.

13) Wujudkan elemen ganjaran atau kejutan untuk menghangatkan suasana serta menarik fokus para audien.

14) Penggunaan istilah, gaya serta aras bahasa yang betul yang bersesuian dengan kategori audien (seperti kanak-kanak, remaja, dewasa, penduduk kampung, pegawai dan golongan kenamaan), tidak terlalu puitis sehingga rumit untuk difahami atau mengelirukan. Jika tema penyampaian adalah santai, gunakan ayat bersahaja dan tidak terlalu mengikut ayat teks ucapan yang formal. Pada situasi tertentu, gaya penyampaian yang bersahaja lebih senang untuk dihayati oleh audien. Berlainan pula di dalam majlis rasmi yang mengutamakan adat-istiadat atau protokol tertentu.

15) Setiap ayat yang disampaikan perlu diringkas dan tepat. Apabila makin panjang sesuatu ayat, kebarangkalian kesilapan yang dilakukan akan bertambah kerap. Penyampai wajib menegaskan tajuk yang ingin disampaikan dipermulaan, pertengahan dan di akhir ucapan. Setiap isi atau “talking point” ucapan perlu dinyatakan secara ringkas atau dinomborkan, diberikan huraian dan contoh-contoh yang sesuai. Mungkin ada yang sedang mencatat intipati ucapan anda, jangan biarkan para audien terpinga-pinga mencari intipati ucapan.

16) Penyampai juga perlu sentiasa kreatif dalam penyampaian dan sentiasa menimba ilmu baru dalam usaha memastikan penyampaian sentiasa menarik dan memberikan impak mendalam kepada audien.

17) Pelbagaikan gaya penyampaian dan aktiviti jika tempoh masa mencukupi dan bersesuaian. Adakalanya, ucapan ringkas 5 minit sudah mencukupi untuk memberikan impak mendalam ke dalam diri para audien.

18) Ubah suasana serta gaya penyampaian jika tempoh penyampaian terlalu lama bagi mengelakkan audien jemu, kepenatan mental serta kurang fokus.

19) Penyampai perlu sentiasa peka dengan perubahan psikologi, mental serta faktor biologi audien. Contohnya, jika tempoh penyampaian terlalu lama, penyampai boleh memberikan peluang kepada audient untuk rehat (take a break, take a breath) beberapa minit untuk audien meregangkan badan dan menyegarkan badan. Menurut kajian psikologi, graf fokus audien akan meningkat dalam tempoh 1 jam yang pertama. Selepas tempoh 1 jam, fokus audien akan semakin menurun. Penyampai yang hebat perlu kreatif untuk sentiasa berusaha mengembalikan fokus audien sentiasa kekal fokus dan teruja dengan isi penyampaian penyampai.

20) Berusaha memberikan perhatian kepada semua audien sebagai penghargai kehadiran mereka untuk mendengar penyampaian anda. Penyampai juga boleh menyapa mesra audien secara umum pada permulaan ceramah dan sentiasa berinteraksi. Apabila audien merasai kehadiran audien dihargai, secara tidak langsung audien juga akan menghargai kehadiran anda, mengurangkan masalah audien yang lebih menumpukan kepada peranti elektronik seperti telefon bimbit dan memberikan fokus sepenuhnya kepada penyampaian anda.

21) Belajar untuk untuk menyelitkan unsur jenaka beretika dalam ucapan bersama audien. Jenaka ringkas dapat membantu mengekalkan fokus dan kepenatan mental audien untuk menumpukan perhatian terhadap penyampaian anda. Tetapi berwaspada, elakkan peratusan penyampaian jenaka berlebihan yang akan mengurangkan ketampakan kredibiliti seorang penyampai.

22) Postur gaya berdiri perlu menampak berkuasa dan tegap (powerful standing pose). Elakkan berdiri seolah-olah takut kepada audien dengan gaya seperti bersembunyi di belakang rostrum. Pastikan audien nampak kedudukan sekurang-kurangnya separuh daripada diri penyampai digarap pula dengan ucapan berkuasa (powerful speech) penyampai.

23) Gunakan suara yang berkuasa, bertenaga, bersemangat dan mempunyai tenaga serta aura dalam suara yang dilontarkan walaupun penyampaian dalam nada rendah. Kecekapan penggunaan sistem siar raya dan mikrofon tanpa wayar akan memberikan kelebihan kepada penyampai.

24)   Gaya pemakaian yang bersesuai dan kemas menunjukkan

profesionalisme, etika, keyakinan, semangat dan usaha keras penyampai.

Pemakaian yang sesuai dan selesa serta mengikut etika pemakaian juga akan

mewujudkan aura serta keyakinan dalam diri penyampai dan audien.

25) Sentiasa menyemak sama ada semua audien mendengar penyampaian penyampai dan kedengaran jelas dalam sela masa tertentu.

26) Berikan kata-kata penghargaan dan sentiasa memotivasikan para audien.

27) Timbulkan minat ke dalam diri audien, rangsang audien untuk mendengar penyampaian penyampai seperti timbulkan semangat ingin tahu (inkuiri) berkaitan tajuk yang ingin disampaikan dan kepentingan intipati tajuk berkenaan dalam kehidupan audien.

28) Terapkan aplikasi aspek kognitif, afektif dan psikomotor dalam penyampaian.

29) Kuasai kemahiran “kawalan penonton” (crowd control).

30) Di akhir penyampaian, penyampai perlu merumuskan isi penyampaian secara ringkas dan mengulangi tajuk ucapan bagi memudahkan audien mengimbas kembali kandungan penyampaian. Penyampai juga boleh menggalakkan audien untuk berkongsi intipati penyampaian.

31) Galakkan audien untuk bertanyakan soalan, berkongsi pandangan dan pengalaman tetapi tidak menggunakan kaedah paksaan, di sepanjang sesi penyampaian jika mempunyai tempoh masa yang mencukupi. Kadangkala,  terdapat audien yang ingin berkongsi ilmu dan pengalaman mereka kepada audien yang lain.

32) Imbas kembali pelajaran yang pernah disampaikan jika penyampai pernah bertemu kelompok audien dalam sesi terdahulu. Penyampai juga boleh menerangkan tajuk dan intipati ringkas pelajaran yang akan disampaikan jika penyampai akan bertemu lagi kelompok audien berkenaan dalam sesi akan datang.

 

Antara teknik penyampaian selain berucap :

i) Bercerita (powerful story telling) kisah atau pengalaman

ii) Soal-jawab

iii) Menyanyi, bersyair, bersajak dan berlakon

iv) demonstrasi

 

 

Strategi Pengucapan Awam Berpengaruh Dan Berkesan

Sebelum Sesi Pengucapan Awam :

i) Seorang penyampai yang hebat akan menyediakan draf perancangan strategi penyampaian isi kandungan yang teliti beserta bingkai masa, supaya mencapai matlamat ucapan yang sebenar beserta pelan sokongan jika perlaksanaan tersasar daripada perancangan asal seperti terdapat masalah teknikal.

ii) Sediakan teks ucapan dan berlatih kendiri berdasarkan intonasi dan gaya penyampaian yang bersesuaian. Semakan perlu dilakukan beberapa kali sama ada secara kendiri atau oleh mereka yang arif.

iii) Memastikan keadaan tempat seperti bilik kuliah, dewan dan bengkel berada dalam keadaan yang kondusif, teratur, selamat dan bersih termasuklah sistem pengudaraan yang berfungsi, susunatur perabot yang kemas serta keadaan kerusi meja yang selesa untuk digunakan.

iv) Lakukan raptai ringkas untuk mengesan sebarang masalah teknikal serta menampakkan penyampai lebih berkeyakinan. Memastikan sistem siar raya berfungsi dengan baik seperti projektor LCD, mikrofon, pembesar suara serta komputer (yang mana berkenaan) sebelum sesi penyampaian. 

iv) Elakkan masalah teknikal semasa penyampaian berlangsung. Masalah teknikal yang terlalu kerap atau lama akan menghilangkan fokus audien untuk mendengar perkara yang ingin disampaikan serta menghilangkan keyakinan audien terhadap penyampaian penyampai dan memenatkan mental para audien.

v) Jika penyampaian diadakan secara sidang video, selalu semak aspek teknikal bersama audien seperti paparan visual, audio dan slide intipati penyampaian.

 

Semasa Sesi Pengucapan Awam :

i) Mengadakan induksi terhadap topik yang akan disampaikan untuk menarik  minat audien.

ii) Pernyataan objektif penyampaian.

iii) Menggunakan kaedah penyampaian yang sesuai.

iv) Hubungkaitkan teori dengan situasi kehidupan sebenar.

v) Menerapkan kemahiran berfikir dalam kalangan audien.

vi) Penggunaan bahan pengajaran yang relevan, sesuai dan berkesan.

vii) Kesesuaian bahasa yang digunakan.

viii) Mendorong dan memotivasikan audien untuk memberi respons yang sesuai dengan topik pembelajaran (interaksi 2 hala antara penyampai dan audien).

ix) Mengaplikasi penggunaan Model Taksonomi Bloom dalam penyampaian. Terdiri daripada 3 domain pembelajaran iaitu Domain Kognitif (proses mental untuk mentafsir, mempelajari dan memahami sesuatu), Afektif (perasaan dan emosi, bukan fikiran atau daya berfikir) dan psikomotor (pergerakan tubuh yg berkaitan dgn aktiviti mental).

x) Pengurusan masa dengan bijak.

xi) Mengadakan penilaian ringkas melibatkan audien untuk memastikan audien objektif yang dinyatakan dalam objektif pembelajaran dapat dicapai.

xii) Kejelasan suara.

xiii) Kawalan audien.

 

Selepas Sesi Pengucapan Awam :

i) Mengadakan refleksi kendiri – kekuatan dan kelemahan penyampai dan audien.

i) Dapatkan refleksi daripada audien – kekuatan dan kelemahan penyampai.

ii) Perbaiki kelemahan dan pertingkatkan kekuatan penyampaian.

 

Kesimpulan

Sebenarnya, terdapat ratusan dan mungkin ribuan teknik yang perlu dikuasai untuk menjadi pengucapan awam yang hebat dan berpengaruh. Tetapi, untuk menjadi seorang penyampai yang hebat, jika mempunyai ilmu yang banyak tetapi tanpa latihan yang berterusan dan cukup, ilmu berkenaan tidak akan mengimpakkan. Penyampai pengucapan awam berpengaruh juga boleh memilih mentor untuk membimbing dan sentiasa menimba ilmu yang “segar” serta kreatif dalam penyampaian.

Akhir kalam, untuk menjadikan penyampai pengucapan awam yang berpengaruh, dihormati serta berkarisma memerlukan perancangan rapi, kerja keras, semangat tidak mudah berputus asa yang tinggi, latihan dan usaha tanpa henti dalam tempoh masa yang panjang. Pengucapan awam umpama suatu karya seni. Penyampai pengucapan awam yang hebat perlu bijak memilih “method” serta “tool” yang terhad walaupun telah menguasai ratusan kaedah di atas pelbagai faktor keterbatasan. 

 

“Juara bukanlah seorang yang tidak pernah gagal. Juara adalah seorang yang tidak pernah berputus asa. Bertutur hendaklah berhati-hati supaya tidak melukakan hati. Dalam komunikasi, 'Diterima Dulu Baru Didengari' (Untuk pengaruhi orang, kita perlu dengar dan faham sesorang itu)”.

- Rizal Rashid, 2021

 

“Pengucapan awam umpama karya seni kerana seorang penyampai yang hebat perlu bertindak seumpama chef masakan yang perlu meramalkan citarasa seterusnya menyediakan satu sajian yang dirasakan paling enak kepada penonton tanpa dapat menjangka selera penonton yang pelbagai serta unik. Pelbagai kategori penonton mendambakan citarasa yang tidak akan sama antara kategori penonton yang lain. Pada ketika ini, ilmu dan pengalaman penyampai akan diduga”.

- H.Hadi, 2021